Rådek

Rådek hanterar hundratals uppdragsbrev varje år. Inom ekonomibranschen är uppdragsbrev en central del av regelefterlevnad, kundrelation och kvalitetssäkring.

Men processen var tung och tidskrävande.

Utmaningarna var flera:

• Manuell skapelse av uppdragsbrev i Word
• Risk för felaktiga formuleringar och gamla mallar
• Svårt att säkerställa att rätt tjänster och villkor inkluderades
• Ingen tydlig överblick över vilka uppdragsbrev som var signerade
• Påminnelser och uppföljning skedde manuellt
• Ingen koppling mellan CRM, avtal och arkivering

Resultatet blev onödig administration, ökad felrisk och svårighet att skala.

Vi byggde ett helt automatiserat system för skapande, hantering och uppföljning av uppdragsbrev.

Dynamisk avtalsgenerering

• Automatiskt skapande av uppdragsbrev baserat på kunddata
• Koppling mot CRM för att hämta organisationsnummer, bolagsform och tjänster
• Dynamiska mallar anpassade efter uppdragstyp
• Versionshantering och spårbarhet

Digital signering och flödeslogik

• Automatisk utskick till kund för e-signering
• Påminnelser skickas vid utebliven signatur
• Status uppdateras i realtid i systemet
• Signerat avtal arkiveras automatiskt

Compliance och struktur

• Fördefinierade tjänstepaket kopplade till rätt avtalsvillkor
• Automatiska kontroller för att minska risken för fel
• Central översikt över alla aktiva och avslutade uppdrag
• Sökbar databas med alla avtal

Dashboard och kontroll

Realtidsöversikt över:

• Ej skickade uppdragsbrev
• Utestående signeringar
• Aktiva kunduppdrag
• Kommande omförhandlingar

Allt samlat i ett modernt gränssnitt anpassat för ekonomibyråer.

Implementeringen förändrade hur Rådek arbetar med sina uppdragsbrev.

• 80 procent minskad administrativ tid
• 100 procent digital signeringsgrad
• Noll felaktiga mallversioner i omlopp
• Full kontroll över alla aktiva uppdrag
• Skalbar struktur redo för tillväxt

Det som tidigare tog timmar per vecka sker nu automatiskt i bakgrunden.

Rådek kan fokusera på rådgivning och kundrelationer istället för administration.